PRZYPADKI ZASTOSOWANIA

Audyt
Komunikacyjny
to
nasza
specjalność


Każda organizacja rozwija się w sposób sobie właściwy, dlatego też każda na innym etapie potrzebuje identyfikacji stanu i potrzeb komunikacji wewnętrznej. Wyróżniamy kilka przypadków, w których niezbędne jest wdrożenie projektu Audytu Komunikacyjnego.

1 przypadek – wdrożenie/rewitalizacja/rozbudowa Portalu Intranetowego lub innego sytemu zarządzania komunikacją i informacją wewnętrzną Najczęstszą potrzebą uruchamiającą realizację Audytu Komunikacyjnego jest przygotowanie organizacji do wdrożenia Portalu Intranetowego. Audyt pozawala precyzyjnie określić potrzeby organizacji oraz jednoznacznie zdefiniować zakres wdrożenia. Audytu Komunikacyjny znacząco obniża ryzyko niepowodzenia wdrożenia oraz obniża i zdywersyfikuje koszty inwestycji w narzędzia, sprzęt i zakres wdrożenia. Portal Intranetowy zaprojektowany uwzględniający wyniki Audytu Komunikacyjnego realizuje najważniejsze potrzeby i jest szybciej przyjmowany przez pracowników. Już dla połowy największych polskich firm i organizacji Portal Intranetowy stał się podstawowym narzędziem pracy. Badania dowodzą, że właściwe jego wykorzystywanie generuje oszczędności rzędu 3000 zł rocznie, średnio na każdego pracownika oraz skraca czas poszukiwania informacji o ponad 50 %. Jednak, jak każdy inny system zarządzania wymaga okresowej weryfikacji poprawności jego funkcjonowania. Audyt przygotowujący do rozwoju lub rewitalizacji Portalu Intranetowego umożliwia właściwie zidentyfikować aktualne potrzeby organizacji i użytkowników.

2 przypadek – okresowa analiza stanu komunikacji i zasobów informacyjnych Wyniki Audytu Komunikacyjnego poprzedzające wdrożenie, rozbudowę lub rewitalizację Portalu Intranetowego stają jedyną podstawą do późniejszego określenia jego efektywności i zwrotu z inwestycji. W celu monitorowania efektów działania Portalu Intranetowego, wprowadzonej polityki lub bieżącego określania stanu komunikacji wewnętrznej i zarządzania informacją realizuje się Audyt Komunikacyjny o charakterze porównawczym. Jest to badanie, które swoim zakresem obejmuje zdefiniowane wcześniej „punkty porównawcze”.

3 przypadek – inwentaryzacja narzędzi, systemów i zasobów informacyjnych Ten typ badania dedykowany jest działom IT, które wdrażają szeroką gamę narzędzi wspierających komunikację, zarządzanie informacją, procesami i projektami organizacji. o Inwentaryzacja służy statystycznemu zestawieniu istniejących systemów i realizowanych funkcji, zasobów (wolumen dokumentów i danych, ilość użytkowników, procesów, transakcji systemowych). o Określa zarówno obszary niezagospodarowane systemami IT, jak też wskazuje na przypadki pokrywania się funkcji i narzędzi dla tych samych potrzeb i procesów. o Efektem finalnym inwentaryzacji jest macierz systemów i realizowanych przez nie potrzeb (procesów/funkcji) o Inwentaryzacja może stać się częścią globalnego Audytu Komunikacyjnego.

4 przypadek – przygotowanie nowej strategii komunikacji lub zarządzania Wiele firm naturalnie rozwinęło wewnętrzną filozofię stanowiącą swoisty katalog, zbiór zasad funkcjonowania i komunikowania się. Są to niepisane procedury stanowiące o tożsamości, osobowości zorganizowaniu firmy. Identyfikacja ich pomoże właściwie zdefiniować politykę komunikacji wewnętrznej, zarządzania procesami i zasobami. Audyt Komunikacyjny najczęściej przeprowadzany jest zazwyczaj w pierwszej fazie budowania nowej strategii komunikacyjnej firmy.
Copyright © KOLIBRO sp. z o.o. | Designed by TemplateYes - Free Web Templates